OPRICHTEN VAN EEN BEDRIJF
Hieronder vind je een handleiding met de verschillende stappen voor het wettelijk registreren van een kleine besloten vennootschap (SL).
Zoals je zult zien, moet er nogal wat gebeuren en zijn de ambtenaren vaak niet al te mede werkzaam.
Zaak dus om dit over te laten aan een specialist.
1. De eerste stap is de door jou gewenste bedrijfsnamen voorleggen (6 verschillende namen gewenst) bij het Handelsregister (Registro Mercantil Central) om te controleren of er geen ander bedrijf dezelfde naam gebruikt. Als er geen bedrijf is met dezelfde naam zal je een Negatief Naam Certificaat ontvangen (Certificado Negativo de Nombre). Dit klinkt zeker niet interessant maar zonder dit document kan je je bedrijf niet registreren.
2. Bij de volgende stap moet je een tijdelijke identificatiecode voor de belastingen aanvragen (código de identificación fiscal/CIF) en je registreren voor de BTW (IVA). Alle zaken en zelfstandigen moeten zich registreren voor de BTW in Spanje. Je fiscale identificatiecode is jouw BTW nummer, dus voor personen is dat je NIF of NIE nummer en voor vennootschappen is dat het CIF nummer. Met deze inschrijvingen kun je een bankrekening openen op naam van het bedrijf. Op deze bankrekening kan je dan het vereiste kapitaal storten. Je moet ook een fiscale identificatiecode aanvragen bij het dichtstbijzijnde belastingkantoor. Om je identificatiecode aan te vragen moet je de volgende informatie ter beschikking hebben: naam van het bedrijf (en het Negatieve Naam Certificaat van het Handelsregister), het geregistreerde adres van het bedrijf en de identificatie in de vorm van je paspoort of verblijfsvergunning. Het belastingkantoor zal je dan een certificaat verschaffen.
3. Je kan nu een bankrekening openen op naam van het bedrijf en het kapitaal erop storten zodra je de fiscale identificatiecode hebt. Op het certificaat kan je de volgende gegevens terugvinden; de naam van je bedrijf en de samenstelling. Dit betekent dat je bedrijf zich in het proces van de registratie bevindt. Je zal een bijkomend certificaat (Certificado del Desembolso Efectuado) ontvangen als bewijs van het betaalde kapitaal op de bankrekening. Je mag echter het gestorte geld niet terugnemen totdat het bedrijf opgericht en geregistreerd is. De oprichting kan pas geschieden nadat je de notaris een bewijs aflevert van de storting (het bovenstaande certificaat). Het certificaat is eveneens vereist om de permanente fiscale identificatiecode te ontvangen voordat je start met je zaak.
4. De samenstelling van het bedrijf of de registratieakte kan voorbereid en getekend worden in het bijzijn van de notaris. Deze daad (en het registreren van je zaak bij het Handelsregister) zorgt ervoor dat je bedrijf wettelijk wordt in Spanje. Als je niet weet wat dit allemaal inhoudt, vraag een vertaling en stel vragen. Een notaris raadpleeg je niet om vragen te stellen maar voor het tekenen van de akte. Jouw advocaat, accountant of gestor zullen je vergezellen zodat alles vlot verloopt.
Je professionele adviseur kan al het bovenstaande voor jou regelen. Je moet er echter wel voor zorgen dat je de juiste documentatie ter beschikking hebt wanneer je naar de notaris gaat om te tekenen:
Het Negatieve Naam Certificaat van het Handelsregister;
De tijdelijke Fiscale identificatiecode;
Het certificaat dat bewijst dat je het vereiste kapitaal gestort hebt;
Documenten die de identiteit van de stichters bewijzen zoals een paspoort
De notaris moet ook de gemeenteverordeningen van het bedrijf bekijken. Deze omvatten details zoals; je bedrijfsnaam en doel, het adres, het geïnvesteerde kapitaal en het aantal aandeelhouders. Ook zal je het fiscaal jaar moeten bekendmaken (met een maximum van 1 kalenderjaar). Het fiscale jaar loopt meestal van 1 januari tot 31 december. Na het tekenen kan de bankrekening geactiveerd worden en de ondertekenaars geregistreerd worden.
5. Er zijn 2 dingen die je moet doen binnen de 30 dagen na het tekenen van de akte van incorporatie. Ten eerste moet je 1% van het kapitaalbedrag storten naar je lokale belastingkantoor, dit is een zegelrecht (soms naar verwezen als kapitaalsbelasting). Je zal de akte en je Fiscale identificatiecode bij je moeten hebben om het vereiste formulier in te vullen. Ten tweede moet je jouw bedrijf registreren bij het Handelsregister. Hiervoor heb je ook je akte van oprichting nodig met een bewijs dat je de zegelrechten betaald hebt en jouw Negatieve Naam Certificaat.
6. Ten laatse moet je je permanente Fiscale identificatiecode verkrijgen van de belastingdienst en je bedrijf registreren voor ‘belasting- en economische activiteiten’ (Impuesto sobre Actividades Economicas – IAE) om zo je bedrijfsvergunning te verkrijgen. Hiervoor zal je je certificaat nodig hebben met de volgende documenten; je ‘CIF’, je akte van incorporatie en een fotokopie van je registratie bij het Handelsregister. Als je jaarlijkse omzet minder dan 1 miljoen euro bedraagt, ben je niet onderworpen aan IAE-bedrijfstaksen. Je moet je er echter wel voor registreren want je bedrijf dient een belastingcategorie te hebben.
In tegenstelling tot een eenmanszaak moet je je ook registreren voor de vennootschapsbelasting (Impuesto sobres Sociedades), nadat je bedrijf geregistreerd is en nadat je alle relevante papieren hebt. Neem je papieren mee naar het belastingkantoor en registreer je bedrijf door het formulier 037 in te vullen.
Het wordt echter sterk aangeraden om te werken met een specialist op dit gebied, zoals Accountnet.
Het kost meer dan wanneer je alles zelf probeert te doen, maar het zal allemaal veel sneller en soepeler verlopen, in normale situaties.